Formal Report — Rapport Formel

Grammar Reference

Formal Report — Rapport Formel — Exercises

Formal Report Language Recognition

Choose the most appropriate formal report phrase for each context.

1. You need to state the purpose of a report on staff satisfaction. Which sentence is correct?
   (Je vais parler de la satisfaction des employés. / Le présent rapport a pour objet d'analyser les résultats de l'enquête de satisfaction du personnel. / Ce rapport est sur la satisfaction des employés. / Nous allons voir la satisfaction des employés.) 
2. Which sentence correctly presents a finding in impersonal register?
   (Nous avons trouvé que les coûts ont augmenté. / Il ressort des données que les coûts ont augmenté de 12 % au cours du dernier exercice. / Je pense que les coûts sont trop élevés. / On voit que les coûts montent.) 
3. Which is the correct nominalisation of 'la production a baissé'?
   (Une baisse de la production a été constatée. / La production a vraiment beaucoup baissé. / On a vu que la production baissait. / La production: baisse.) 
4. Which recommendation uses the correct subjunctive form?
   (Nous recommandons que le personnel améliore ses compétences. / Nous recommandons que le personnel améliorait ses compétences. / Nous recommandons que le personnel améliorer ses compétences. / Nous recommandons que le personnel améliorerait ses compétences.) 
5. Which phrase correctly introduces a statistic in a French formal report?
   (72.5% des clients ne sont pas contents. / Selon les données disponibles, 72,5 % des clients ont exprimé une insatisfaction relative aux délais. / Beaucoup de clients (72%) sont mécontents. / Les clients: 72% insatisfaits.) 
6. Which section of a formal report should use bullet points?
   (Objet / Contexte / Recommandations / Conclusions) 

Formal Report Gap-Fill

Complete each sentence with the missing word or phrase. Type your answer.

1. Le présent rapport a pour ___ d'évaluer l'efficacité du programme de formation mis en place en janvier. (purpose noun)
   
2. Il ___ des résultats que la majorité des participants ont amélioré leurs compétences de communication. (impersonal finding verb)
   
3. Nous recommandons que les délais de traitement ___ réduits de 30 % avant la fin du trimestre. (passive subjunctive)
   
4. Une ___ significative des coûts opérationnels a été enregistrée au cours du second semestre. (nominalisation of 'augmenter')
   
5. Il importe de ___ ces résultats, dans la mesure où l'échantillon ne représente que 15 % de la clientèle totale. (qualify/nuance verb)
   

Register and Format Choices

Choose the correct analysis of each report-writing situation.

1. A student writes the Conclusions section of a report entirely in bullet points. What is the problem?
   (Bullet points are never allowed in French formal reports. / Conclusions require connected analytical prose — bullet points are reserved for Recommandations. / Bullet points should be used for every section. / The Conclusions section does not exist in a formal report.) 
2. A student uses three different bullet-point structures: '— Améliorer le service', '— La réduction des coûts', '— On devrait former le personnel.' What rule is broken?
   (Three bullet points are too many. / The bullets are not parallel — they mix an infinitive, a noun phrase, and a personal clause. All should start with an infinitive. / The verb 'améliorer' is wrong. / Bullet points must always use numbers, not dashes.) 
3. A student writes: 'On voit que 72.5% des clients ne sont pas satisfaits.' Identify ALL the errors.
   ('On voit que' is fine; only the percentage format is wrong. / 'On voit que' is too informal; the decimal should use a comma (72,5 %) and a space before %; 'ne sont pas satisfaits' should be a nominalisation. / There are no errors in this sentence. / Only the lack of a source is a problem.) 
4. Which is the best way to end the Recommandations section of a report?
   (Je pense que ces recommandations sont bonnes. / La mise en œuvre de ces recommandations devrait permettre d'améliorer significativement les résultats d'ici la fin de l'exercice. / En conclusion, les recommandations sont importantes. / C'est tout ce qu'on peut faire.) 
5. Why is 'D'après nos données' weaker than 'D'après les données disponibles' in a formal report?
   ('Nos données' is grammatically incorrect. / 'Nos données' introduces a personal/institutional perspective that compromises the objective tone; 'les données disponibles' maintains full impersonality. / 'Disponibles' is a formal word that should not be used. / There is no difference between the two phrases.) 

Formal Report — Rapport Formel — Answer Key

Formal Report Language Recognition

1. Le présent rapport a pour objet d'analyser les résultats de l'enquête de satisfaction du personnel.
2. Il ressort des données que les coûts ont augmenté de 12 % au cours du dernier exercice.
3. Une baisse de la production a été constatée.
4. Nous recommandons que le personnel améliore ses compétences.
5. Selon les données disponibles, 72,5 % des clients ont exprimé une insatisfaction relative aux délais.
6. Recommandations

Formal Report Gap-Fill

1. objet
2. ressort
3. soient
4. augmentation
5. nuancer

Register and Format Choices

1. Conclusions require connected analytical prose — bullet points are reserved for Recommandations.
2. The bullets are not parallel — they mix an infinitive, a noun phrase, and a personal clause. All should start with an infinitive.
3. 'On voit que' is too informal; the decimal should use a comma (72,5 %) and a space before %; 'ne sont pas satisfaits' should be a nominalisation.
4. La mise en œuvre de ces recommandations devrait permettre d'améliorer significativement les résultats d'ici la fin de l'exercice.
5. 'Nos données' introduces a personal/institutional perspective that compromises the objective tone; 'les données disponibles' maintains full impersonality.