Lesson 1B2 Advanced
¡Bienvenida!
Your Spanish, now for the office — advanced, practical Spanish for real workplace situations
Lesson 1 · B2 Advanced · 60 min · English → Español
Today's plan
- Tú vs. Usted at work~8 min
- Vocabulary — office, documents & money~10 min
- Vocabulary — orders, suppliers & catering~10 min
- Spanish office culture~5 min
- Formal emails & phone calls~10 min
- False friends for professionals~5 min
- Dialogues & your turn — real production~10 min
- Review quiz~5 min
Why this course is different
0
DELE exams — this course doesn't prepare you for one
100%
Built around real admin work: orders, suppliers, catering, providers
B2
Reference level — advanced, practical business Spanish, no exam attached
You already speak Spanish
We're not repeating the basics — we go straight to the words and phrases you'll actually use in the office every week.
Real goals
Requesting quotes, resolving supplier problems, organising catering — all in the right register.
Reference level, not a target exam
The Cámara de Comercio de Madrid runs a “Certificado Básico de Español de los Negocios” roughly equivalent to B2 — we use that as a content benchmark, not something you're sitting an exam for.
Tú vs. Usted — register at work
New suppliersClientsManagementTeammates
| Situation | Form | Example |
|---|---|---|
| New supplier (first contact) | Usted | ¿Podría enviarme un presupuesto? |
| Client / external partner | Usted | Le agradecería su confirmación. |
| Direct teammates | Tú | ¿Puedes pasarme el pedido? |
| Manager / direction | Usted (until told otherwise) | — |
Office culture note: Spanish offices often move from usted to tú quickly once there's trust — but always start with usted for a new provider or external contact until you're invited to tutear.
Vocabulary — The office & the people in it
| Español | English | Nota |
|---|---|---|
| el proveedor | supplier / vendor | The company or person you buy from |
| el/la cliente | client | |
| la dirección | management (leadership) | Same word also means “address” — context tells you which |
| recursos humanos (RR. HH.) | Human Resources (HR) | |
| administración | administration / back office | Your department |
| el/la compañero/a | colleague / teammate | |
| el/la responsable de compras | procurement / purchasing lead | |
| la reunión | meeting |
Vocabulary — Documents & money
| Español | English | Nota |
|---|---|---|
| el presupuesto | quote / budget | “Pedir presupuesto” = to ask for a quote |
| la factura | invoice | |
| el albarán | delivery note | Confirms what arrived, before the invoice |
| el pedido | order | |
| el número de pedido | order / PO number | |
| el IVA | VAT | Always check “¿con IVA o sin IVA?” |
| el plazo de entrega | delivery time / lead time | |
| el descuento por volumen | bulk discount |
Vocabulary — Orders & suppliers
| Español | English | Nota |
|---|---|---|
| solicitar | to request | Formal version of “pedir” |
| confirmar el pedido | to confirm the order | |
| anular / cancelar el pedido | to cancel the order | |
| agotado / sin existencias | out of stock | |
| la disponibilidad | availability | |
| con antelación | in advance | “Necesito el pedido con antelación” |
| urgente | urgent | |
| el retraso | delay |
Vocabulary — Catering & office events
| Español | English | Nota |
|---|---|---|
| el catering | catering | |
| el aperitivo | appetisers / finger food | |
| los asistentes | attendees / guests | |
| las intolerancias / alergias alimentarias | food allergies / intolerances | Always ask before confirming catering |
| la sala de reuniones | meeting room | |
| para llevar | to go / takeaway | |
| confirmar el número de asistentes | to confirm the headcount | |
| el menú | menu |
Spanish office culture
Greeting
A handshake with new suppliers
Between colleagues, two kisses on the cheek is common in many offices — but a handshake is always safe and correct.
Lunch
Comida is usually 13:30–15:00
Longer than in Anglo countries — a lot of informal business conversation happens over lunch, not just in meetings.
Reply time
Formal emails: 24–48h is normal
Don't worry if a supplier takes a day to reply — that's standard, not a red flag.
Punctuality
Internal meetings: some flexibility
With clients or external suppliers, punctuality is expected just as much as in English-speaking offices.
Formal email phrases
Estimado/a Sr./Sra. [Apellido]:
Dear Mr./Ms. [Surname],
Le escribo en relación con…
I'm writing regarding…
Adjunto encontrará…
Please find attached…
¿Podría confirmarme…?
Could you confirm for me…?
Quedo a la espera de su respuesta.
I look forward to your reply.
Gracias de antemano.
Thank you in advance.
No dude en contactarme.
Please don't hesitate to contact me.
Un cordial saludo,
Kind regards,
Sign-off tip: “Un cordial saludo” or just “Saludos” — avoid “Besos” or “Un abrazo” in formal work emails, even with colleagues you're close to.
Phone calls with suppliers
Le llamo de parte de nuestra empresa.
I'm calling on behalf of our company.
¿Podría hablar con…, por favor?
Could I speak with…, please?
Le llamo para confirmar un pedido.
I'm calling to confirm an order.
¿Me podría enviar un presupuesto?
Could you send me a quote?
Se lo agradecería mucho.
I'd really appreciate it.
¿Cuándo estaría disponible?
When would that be available?
Perfecto, quedamos así. Gracias.
Perfect, that's settled. Thank you.
¿Me lo puede confirmar por correo?
Could you confirm that by email?
False friends for professionals
actualmente
NOT “actually” — means “currently”
“Actualmente trabajo en administración.” — “Actually” = en realidad / de hecho
asistir
NOT “to assist” — means “to attend”
“Voy a asistir a la reunión.” — “To assist” = ayudar
realizar
NOT “to realize” — means “to carry out”
“Vamos a realizar el pedido mañana.” — “To realize” = darse cuenta
soportar
NOT “to support” — means “to bear / put up with”
“No puedo soportar este retraso.” — “To support” = apoyar
la carpeta
NOT “carpet” — means “folder”
“Está en la carpeta compartida.” — “Carpet” = la alfombra
embarazada
NOT “embarrassed” — means “pregnant”
A classic trap — never use it casually. “Embarrassed” = avergonzado/a
Fill in the blanks — Tú → Usted
Rewrite each casual sentence in the professional register. Click Revelar to check.
1. ¿Puedes enviarme el presupuesto? → ¿Podría enviarme el presupuesto?
2. ¿Tienes el número de pedido? → ¿Tiene el número de pedido?
3. Necesito que confirmes la entrega. → Necesito que confirme la entrega.
4. ¿Me puedes llamar mañana? → ¿Me podría llamar mañana?
5. Gracias por tu ayuda. → Gracias por su ayuda.
6. ¿Sabes cuándo llega el pedido? → ¿Sabe cuándo llega el pedido?
Quickfire vocabulary check
Click Reveal after answering.
1. What's the delivery note called?
el albarán
2. How do you say “out of stock”?
agotado / sin existencias
3. What does “asistir” actually mean?
to attend
4. How do you formally sign off an email?
Un cordial saludo,
5. How do you say “in advance”?
con antelación
6. Which pronoun for a brand-new supplier?
usted
Dialogue — Requesting a catering quote
Tú: Buenos días, le llamo de parte de nuestra oficina. Quisiera solicitar un presupuesto de catering.
Proveedor: Por supuesto. ¿Para cuántas personas sería?
Tú: Para unos veinticinco asistentes, para una reunión el próximo jueves.
Proveedor: Perfecto. ¿Alguna preferencia de menú, o alguna intolerancia alimentaria que debamos tener en cuenta?
Tú: Sí, dos compañeros vegetarianos y uno con intolerancia al gluten. ¿Podría enviarme un presupuesto con esas opciones incluidas?
Proveedor: Sin problema. Se lo envío por correo esta misma tarde.
Tú: Perfecto, muchas gracias. Quedo a la espera de su respuesta.
Dialogue — Chasing a late order
Tú: Buenos días, le llamo en relación con el pedido número 4521. Deberíamos haberlo recibido ayer y todavía no ha llegado.
Proveedor: Disculpe las molestias, voy a revisarlo ahora mismo.
Tú: Se lo agradecería. Es un pedido urgente — necesitamos el material para esta semana.
Proveedor: Entiendo. Hubo un retraso en el almacén. Puedo confirmarle la entrega para mañana por la mañana.
Tú: De acuerdo, pero me gustaría recibir una confirmación por escrito, por favor.
Proveedor: Por supuesto, se la envío ahora mismo por correo.
Your turn — real production
Pick whichever is most useful for your week right now.
Write: a short email requesting a quote for office supplies (paper, pens, toner) for your team.
Speak: call a supplier out loud to confirm the delivery time of an urgent order.
Think: your next team meeting — how would you request the catering in Spanish, in usted?
Tip: reuse today's phrases directly — you don't need original sentences, just the right register.
Review quiz — Part 1
Click an answer to check. Green = correct, red = incorrect.
1. What does “el albarán” mean?
2. Which is the correct, formal version of “¿Puedes enviarme el presupuesto?”
3. “Actualmente” means…
Review quiz — Part 2
4. How do you say “out of stock”?
5. Which phrase closes a formal email?
6. “Asistir a la reunión” means…
Great work today!
What we covered
- ◆Tú vs. usted at work
- ◆Office, document & order vocabulary
- ◆Catering & events vocabulary
- ◆Spanish office culture
- ◆Formal email & phone phrases
- ◆False friends for professionals
For next time
Practice: write one real work email using today's phrases.
Review: presupuesto, factura, albarán, pedido.
Coming up: meetings, agendas & negotiating deadlines with suppliers.
¡Hasta la próxima!
See you next lesson!
Notes